Комплаєнс у Компанії «Вікторія» – це система внутрішніх правил, процедур та професійних принципів, спрямованих на законність діяльності, доброчесність, конфіденційність, управління ризиками та належну організацію роботи персоналу.
Основна модель роботи Компанії побудована на наданні персоналу для роботи у бізнес-процесах клієнта. Спеціаліст перебуває у трудових відносинах з Компанією «Вікторія», але виконує погоджені функції безпосередньо для конкретного бізнесу.
Така модель відрізняється від класичного бухгалтерського аутсорсингу, за якого виконавець самостійно приймає на себе функцію ведення бухгалтерського обліку клієнта. Відповідно, наша комплаєнс-система має передусім загальний корпоративний, кадровий, договірний та професійний характер.
Наш підхід до комплаєнсу |
Компанія «Вікторія» не підтримує та не схвалює способи ведення бізнесу, які свідомо передбачають порушення законодавства, використання фіктивних операцій, приховування незаконного походження активів або інші протиправні дії.
У роботі ми виходимо з того, що професійний спеціаліст повинен діяти не лише в межах поставленого клієнтом завдання, але й з урахуванням законності, професійної етики, конфіденційності та репутаційних ризиків.
Основні принципи |
- законність – виконання робочих функцій у межах законодавства та погоджених повноважень;
- професійна доброчесність – чесність, об’єктивність, належна сумлінність і відповідальне ставлення до роботи;
- конфіденційність – належне поводження з фінансовою, бухгалтерською, кадровою, комерційною та іншою інформацією клієнта;
- управління конфліктами інтересів – виявлення та врегулювання ситуацій, у яких інтереси різних клієнтів, працівників або інших сторін можуть суперечити один одному;
- ризик-орієнтований підхід – підвищена увага до операцій, контрагентів або обставин, які можуть створювати правові, фінансові чи репутаційні ризики;
- дотримання санкційних обмежень та інших установлених законодавством заборон;
- недопущення участі персоналу у свідомо протиправних операціях.
Комплаєнс у моделі надання персоналу |
Бухгалтер, фінансист, кадровий спеціаліст або інший працівник, наданий клієнту, працює безпосередньо у його бізнес-процесах і виконує функції, погоджені сторонами.
При цьому Компанія «Вікторія» залишається роботодавцем такого спеціаліста та забезпечує кадрове адміністрування, професійні стандарти роботи, внутрішні правила поведінки та організаційну підтримку.
Тобто комплаєнс у нашій моделі спрямований не на дублювання внутрішніх процедур клієнта, а на те, щоб наш працівник діяв професійно, законно та в межах своїх повноважень.
Розподіл відповідальності |
У моделі аутстафінгу важливим є чітке розмежування функцій Компанії, працівника та клієнта.
Клієнт визначає господарські рішення, бізнес-модель, контрагентів, зміст операцій та внутрішні правила свого підприємства.
Наданий спеціаліст виконує погоджені професійні функції в межах наданих йому повноважень.
Компанія «Вікторія» забезпечує трудові відносини з працівником, його організаційну підтримку, професійне середовище та дотримання внутрішніх стандартів Компанії.
Конфіденційність |
Працівники, залучені до бізнес-процесів клієнта, можуть отримувати доступ до значного обсягу чутливої інформації: бухгалтерських даних, банківських операцій, договорів, персональних даних, інформації про працівників, клієнтів та контрагентів.
Тому конфіденційність є одним із базових принципів нашої моделі роботи.
Доступ до інформації повинен використовуватися виключно в межах професійних функцій та у обсязі, необхідному для виконання відповідних завдань.
Конфлікт інтересів |
Компанія прагне уникати ситуацій, у яких один і той самий спеціаліст може одночасно отримувати доступ до конфіденційної інформації бізнесів із безпосередньо конкуруючими або протилежними інтересами.
У разі виявлення потенційного конфлікту інтересів визначається можливість його врегулювання шляхом розмежування доступу до інформації, зміни спеціаліста або іншого організаційного рішення.
Доброчесність персоналу |
Комплаєнс починається не з перевірки документа, а з людей, які виконують роботу.
Під час підбору та роботи персоналу для нас мають значення професійна компетентність, відповідальність, ставлення до конфіденційної інформації, дотримання робочих правил та професійна репутація.
Спеціаліст, наданий клієнту, залишається частиною професійного середовища Компанії «Вікторія» та може отримувати підтримку з питань, які виходять за межі стандартної бухгалтерської або кадрової операції.
Складні та нетипові операції |
Якщо у процесі роботи виникає нестандартна операція, яка може мати істотні податкові, юридичні, банківські або репутаційні наслідки, бухгалтер не повинен залишатися з таким питанням сам на сам.
За необхідності до аналізу можуть залучатися податкові консультанти, юристи або інші спеціалісти відповідного напряму.
Для складних питань також працює окремий напрям податкових консультацій.
Якщо питання пов’язане з банківськими операціями, запитом банку, походженням коштів або необхідністю пояснити економічний зміст операцій, окремо може проводитися аналіз діяльності ФОП для цілей фінансового моніторингу.
Санкційні та репутаційні ризики |
Під час роботи з контрагентами та операціями можуть виникати обставини, які потребують додаткової уваги: санкційні обмеження, непрозора структура контрагента, високоризикові юрисдикції, незрозумілий економічний зміст операції або інші нетипові фактори.
У таких випадках спеціаліст може ініціювати додаткове уточнення документів або звернення за професійною консультацією до відповідних фахівців.
Наявність самого ризикового фактора не означає автоматичної відмови від операції. Завдання комплаєнсу – вчасно його виявити, оцінити та визначити законний спосіб подальших дій.
Коли працівник не повинен виконувати доручення |
Надання персоналу не означає, що працівник повинен виконувати будь-яке доручення незалежно від його змісту.
Спеціаліст має право звернутися за внутрішньою консультацією або повідомити Компанію, якщо доручення:
- очевидно суперечить законодавству;
- передбачає внесення завідомо неправдивих даних до документів або звітності;
- вимагає приховування істотної інформації;
- виходить за межі професійної компетенції або наданих повноважень;
- створює суттєвий конфлікт інтересів;
- може спричинити значні правові або репутаційні ризики для клієнта, працівника чи Компанії.
Фінансовий моніторинг |
Компанія «Вікторія» будує основну модель роботи як надання персоналу для роботи у бізнес-процесах клієнта, а не як здійснення від власного імені банківських або розрахункових операцій клієнта.
Тому корпоративна комплаєнс-система Компанії не будується навколо статусу суб’єкта первинного фінансового моніторингу. Водночас питання фінансового моніторингу безпосередньо перетинаються з бухгалтерською, податковою, юридичною та банківською практикою.
Банк може аналізувати характер діяльності клієнта, походження коштів, контрагентів, призначення платежів, рух коштів між рахунками та відповідність фактичних операцій заявленій бізнес-моделі.
Тому у роботі ми приділяємо увагу зрозумілому економічному змісту операцій, документальному підтвердженню господарської діяльності, санкційним та репутаційним ризикам, а також недопущенню участі працівників Компанії у свідомо незаконних або фіктивних операціях.
Наявність окремого ризикового фактора сама по собі не означає незаконності операції. Важливим є аналіз сукупності обставин, фактичної бізнес-моделі, руху коштів та документів, які підтверджують економічний зміст операцій.
Для ФОП окремо працює напрям підготовки до фінансового моніторингу банку. Він може включати аналіз банківських виписок, структури надходжень і витрат, переказів між власними рахунками, операцій з контрагентами, походження коштів або товару та наявних підтвердних документів.
Якщо банк уже надіслав запит фінансового моніторингу, аналізується не лише сам текст запиту, а й банківські операції та документи, які можуть бути пов’язані з питаннями банку. За результатом можуть бути підготовлені пояснення щодо бізнес-моделі, окремих операцій та відповідний пакет документів.
|
Отримали запит фінансового моніторингу? Доцільно аналізувати не лише лист банку, а й операції, рух коштів та документи, які можуть пояснити фактичну діяльність ФОП. Фінмоніторинг ФОП: аналіз операцій та підготовка відповіді банку |
Професійна етика |
У роботі ми дотримуємося загальних принципів професійної етики, характерних для бухгалтерської, податкової та юридичної професій.
До них належать чесність, об’єктивність, професійна компетентність, належна сумлінність, конфіденційність та професійна поведінка.
Комплаєнс як частина системи управління ризиками |
Ми не розглядаємо комплаєнс як формальну процедуру або набір заборон.
Його практична мета – допомогти вчасно виявити ситуацію, яка може створити проблему для бізнесу, працівника або Компанії, та знайти законний і професійно обґрунтований спосіб її вирішення.
Саме тому комплаєнс є частиною загальної моделі роботи Компанії «Вікторія»: персональний спеціаліст працює всередині бізнесу клієнта, але за ним залишається професійна та організаційна підтримка Компанії.
Про Компанію «Вікторія» |
1200+ ФОП
200+ юридичних осіб
Детальніше про модель роботи, професійні напрями та систему забезпечення бізнесу трудовими ресурсами можна дізнатися у розділі «Про Компанію».
