Чи обов’язково бухгалтер і підприємець повинні знаходитися в одному місті? На практиці більшість процесів бухгалтерського та податкового супроводу сьогодні можуть бути організовані дистанційно. При цьому дистанційна робота — це значно більше, ніж просто передача бухгалтеру фотографій документів через месенджер.
Компанія «Вікторія» використовує модель дистанційного бухгалтерського супроводу, за якої клієнту забезпечується робота закріпленого бухгалтера, а за необхідності — команди профільних спеціалістів. Такий бухгалтер фактично інтегрується у поточні інформаційні та облікові процеси бізнесу клієнта, але може працювати дистанційно.
Це відрізняється від класичної моделі, коли зовнішньому виконавцю періодично передається пакет документів для їх обробки та складання звітності. У нашій моделі закріплений бухгалтер отримує необхідну інформацію у процесі роботи клієнта, контролює погоджені ділянки обліку, строки, податки та звітність і постійно взаємодіє з підприємцем.
Детальніше про такий формат можна прочитати на сторінці «Дистанційний бухгалтер». Загальна модель бухгалтерського супроводу ФОП передбачає можливість адаптувати обсяг роботи бухгалтера до конкретної моделі бізнесу.
1. Спочатку потрібно зрозуміти, як фактично працює бізнес |
До закріплення бухгалтера ми насамперед обговорюємо з потенційним клієнтом фактичну модель його діяльності. Для якісного супроводу недостатньо знати лише групу єдиного податку або перелік КВЕДів.
Важливо зрозуміти всю систему бізнесу та визначити точки, які надалі повинен бачити і контролювати бухгалтер.
З’ясовуємо, зокрема:
- основні та додаткові види діяльності;
- систему оподаткування;
- кількість найманих працівників;
- кількість РРО або ПРРО;
- кількість банківських рахунків;
- місця фактичного здійснення діяльності;
- наявність торгових точок, складів, офісів або інших об’єктів;
- наявність ліцензованих або спеціально регульованих видів діяльності;
- здійснення зовнішньоекономічних операцій;
- інші облікові ділянки, які потребують регулярного контролю.
Окремо визначаємо фактичні місця здійснення діяльності. Важливо, щоб реальна модель роботи бізнесу коректно співвідносилася з його обліковими та реєстраційними даними, у тому числі інформацією щодо об’єктів оподаткування.
Для роботи з такими відомостями на сайті Компанії «Вікторія» також доступний довідник типів об’єктів оподаткування.
Мета першого етапу — ще до початку регулярної роботи визначити, що саме повинен контролювати закріплений бухгалтер і де знаходяться потенційні податкові ризики конкретного клієнта.
2. За необхідності перевіряємо період до початку нашої роботи |
Для платника єдиного податку за домовленістю може бути проведений попередній огляд діяльності за період до початку супроводу, наприклад за останній рік.
Такий огляд дозволяє пройтися по основних контрольних позиціях:
- співставити отримані доходи з фактичними видами діяльності;
- перевірити відповідність діяльності зареєстрованим КВЕДам;
- оцінити відповідність операцій умовам обраної системи оподаткування;
- переглянути правильність застосування ставок;
- перевірити наявність податкової заборгованості;
- переглянути основні облікові та реєстраційні дані;
- виявити очевидні розбіжності, які можуть створити ризики в майбутньому.
Це також дозволяє розмежувати питання, що виникли до початку співпраці, і поточні операції, які вже потрапляють у систему регулярного супроводу.
3. За клієнтом закріплюється бухгалтер і створюється робоча група |
Після погодження формату співпраці клієнту забезпечується робота бухгалтера або команди супроводу.
Для постійної взаємодії створюється окрема робоча група у зручному для клієнта месенджері.
До неї, залежно від складності обслуговування, можуть входити:
- закріплений бухгалтер або менеджер;
- керівник супроводу;
- інші профільні спеціалісти;
- за необхідності — юристи;
- у складних або нестандартних ситуаціях — керівники відповідних напрямів Компанії.
Таким чином клієнт фактично отримує власного дистанційного бухгалтера, який постійно працює з його бізнесом, але при цьому не залишається один на один зі складним питанням: за необхідності до його вирішення може бути залучена ширша команда.
4. Робоча група дозволяє не втрачати інформацію |
Одна з важливих переваг дистанційної моделі — можливість системно фіксувати робочу комунікацію.
Документи, повідомлення, запитання, відповіді, уточнення та погодження залишаються у хронологічній послідовності.
Це суттєво зменшує ризик ситуацій, коли клієнт передав інформацію одному спеціалісту, але вона не була врахована іншим, або через кілька місяців сторони по-різному пам’ятають зміст попередньої домовленості.
Для бухгалтера така модель також важлива: він має можливість відновити історію конкретного питання і бачити, яку інформацію надавав клієнт та які дії були погоджені.
5. Договір визначає модель взаємодії |
Після погодження умов оформлюються договірні відносини. Залежно від характеру та обсягу супроводу це може бути окремий письмовий договір або робота відповідно до погодженої моделі публічної оферти.
У договорі визначається формат супроводу, обсяг функцій закріпленого спеціаліста, порядок обміну інформацією, обов’язки сторін та межі відповідальності.
Клієнту також можуть передаватися інформаційні матеріали, які пояснюють основні точки податкового контролю саме для його бізнесу.
Ми намагаємося, щоб клієнт на початку співпраці розумів не лише те, що робитиме бухгалтер, але й:
- яку інформацію повинен передавати сам клієнт;
- коли ця інформація повинна бути передана;
- які операції потребують попереднього погодження;
- де існують основні точки податкового ризику;
- які дії клієнта можуть впливати на коректність бухгалтерського і податкового супроводу.
6. Як передаються документи дистанційному бухгалтеру |
Основний обмін інформацією відбувається в електронному вигляді.
Клієнт може передавати бухгалтеру документи та відомості електронною поштою, через погоджені месенджери або безпосередньо у спільній робочій групі.
Це можуть бути банківські виписки, електронні документи, інформація про продажі через РРО/ПРРО, працівників, господарські операції та інші відомості, необхідні для відповідної ділянки роботи.
Електронний формат одночасно дозволяє зафіксувати сам факт передачі документа або інформації.
Якщо для певного питання необхідні паперові оригінали, вони можуть бути передані кур’єрською службою доставки. На практиці сучасна логістика дозволяє організувати такий обмін достатньо швидко.
Тому відстань між клієнтом і бухгалтером часто впливає на швидкість роботи значно менше, ніж це може здаватися. Навіть у межах одного великого міста фізична передача документів може займати співставний час.
7. Бухгалтер включений у поточний інформаційний потік бізнесу |
Саме тут найбільш помітна відмінність нашої моделі від класичного періодичного бухгалтерського аутсорсингу.
Закріплений бухгалтер не просто отримує наприкінці місяця набір документів для складання декларації. Він у межах погодженого формату отримує необхідну інформацію протягом роботи клієнта і контролює визначені ділянки.
Для ФОП це може включати:
- рух коштів на банківських рахунках;
- інформацію про операції через РРО/ПРРО;
- відповідність надходжень видам діяльності;
- відповідність операцій умовам перебування на єдиному податку;
- інформацію щодо працівників;
- податкову заборгованість;
- строки сплати податків;
- строки подання звітності;
- дані щодо взаємодії з контрагентами;
- інші показники залежно від специфіки бізнесу.
8. Ми дивимося на бізнес не лише очима клієнта |
Важливою частиною супроводу є співставлення різних джерел інформації.
Бухгалтер аналізує не лише документи, які безпосередньо надав клієнт, але й у межах доступних інструментів перевіряє інформацію, яка відображається у відповідних електронних системах та звітності.
Окрема увага приділяється ситуаціям, коли одна й та сама господарська операція може бути відображена різними учасниками або у різних інформаційних джерелах.
Наша задача — по можливості побачити діяльність клієнта не лише так, як її бачить сам підприємець, але й так, як відповідний інформаційний масив потенційно може виглядати для контролюючого органу.
9. Податки та звітність |
Закріплений бухгалтер контролює погоджений календар звітності та строки сплати податків.
Залежно від обраного формату роботи бухгалтер може розрахувати суму податку та надати клієнту інформацію для самостійної оплати або підготувати відповідні платіжні документи у системі клієнт-банку, після чого клієнт підтверджує платіж.
Якщо звіт містить інформацію, яка потребує уточнення або підтвердження з боку клієнта, такі показники погоджуються до його подання.
У разі виникнення нестандартної операції до її проведення може бути залучений профільний спеціаліст. Для складніших питань клієнтам також доступні податкові консультації.
10. Якщо виникає питання з боку податкової |
Постійний супровід дозволяє клієнту не залишатися сам на сам із кожним зверненням контролюючого органу.
Якщо надходить запит, повідомлення або інше звернення, відповідна інформація передається команді супроводу.
Ми допомагаємо з’ясувати:
- з чим пов’язане звернення;
- яку інформацію необхідно перевірити;
- які документи можуть знадобитися;
- чи необхідно залучити юриста;
- який порядок подальших дій є доцільним.
Таким чином між підприємцем і контролюючим органом може працювати професійний інформаційний фільтр.
11. Якщо у клієнта відбувається фактична перевірка |
Дистанційний характер роботи бухгалтера не означає, що клієнт залишається без підтримки під час перевірки.
За необхідності до процесу можуть бути залучені юристи, які дистанційно консультують клієнта та його працівників телефоном або через інші засоби зв’язку безпосередньо під час контрольного заходу.
Це дозволяє оперативно оцінювати ситуацію, документи перевіряючих, питання допуску до перевірки, порядок фіксації обставин та подальшу роботу з матеріалами перевірки.
Якщо контролюючий орган стверджує про наявність порушення, клієнт може оперативно отримати професійну допомогу щодо подальшої поведінки та оцінки можливих наслідків.
У разі необхідності оскарження результатів перевірки може бути залучена окрема юридична команда.
12. Хто за що відповідає |
Дистанційний супровід не означає розмиття відповідальності між сторонами. Навпаки — саме договір дозволяє визначити, які функції виконує забезпечений клієнту спеціаліст, які дії залишаються за самим клієнтом та який порядок взаємодії застосовується.
Компанія «Вікторія» не приймає на себе безумовно всі господарські та податкові ризики діяльності клієнта. Відповідальність визначається змістом погоджених зобов’язань та умовами відповідного договору.
Зі свого боку клієнт також повинен своєчасно та повно передавати бухгалтеру інформацію, необхідну для виконання погоджених функцій.
Важливо: конкретний обсяг і межі відповідальності визначаються умовами договору. Фінансова відповідальність виконавця може бути обмежена сумою оплати, фактично отриманої за відповідним договором.
13. Дистанційний бухгалтер — це не просто бухгалтер у месенджері |
Месенджер, електронна пошта або відеозв’язок — лише засоби комунікації. Суть дистанційного супроводу полягає в іншому: бухгалтер повинен бути системно включений у необхідні інформаційні процеси бізнесу.
Правильно організована модель дозволяє клієнту отримати:
- закріпленого бухгалтера, який знає його бізнес;
- постійну робочу комунікацію без необхідності відвідувати офіс;
- зафіксовану історію взаємодії та передачі інформації;
- контроль податкового календаря та визначених ділянок обліку;
- можливість оперативно залучати інших спеціалістів;
- меншу залежність від однієї особи, оскільки у складній ситуації до роботи може долучатися команда;
- можливість масштабувати супровід разом із розвитком бізнесу.
14. Обирати бухгалтера можна за компетенцією, а не за адресою |
Це одна з головних переваг дистанційної моделі.
Раніше підприємець часто був змушений шукати бухгалтера за принципом «хто знаходиться поруч». Сьогодні значно важливішими можуть бути інші критерії:
- чи має бухгалтер досвід із конкретним видом діяльності;
- чи працює з РРО/ПРРО;
- чи розуміє специфіку єдиного податку;
- чи працює з найманими працівниками;
- чи має досвід із зовнішньоекономічними операціями;
- чи може оперативно залучити податкового консультанта або юриста.
Дистанційна модель дозволяє підприємцю обирати не найближчого бухгалтера, а спеціаліста, компетенція якого відповідає конкретній моделі бізнесу.
15. Чи має значення місто, у якому працює клієнт? |
Місцезнаходження самого бізнесу залишається важливим для його обліку, реєстраційних даних та фактичного здійснення діяльності. Але воно не обов’язково повинно визначати місцезнаходження бухгалтера.
Тому Компанія «Вікторія» може організовувати дистанційний супровід клієнтів у різних регіонах України.
Перелік напрямів роботи з ФОП та відповідні регіональні сторінки доступні у розділі «Послуги для ФОП по Україні».
16. Скільки коштує дистанційний бухгалтерський супровід ФОП? |
Вартість залежить від того, який обсяг функцій повинен виконувати закріплений за клієнтом бухгалтер і наскільки складною є модель бізнесу.
Для стандартної моделі ФОП на єдиному податку базові орієнтири вартості становлять:
| ФОП І група | від 720 грн / місяць |
| ФОП ІІ група | від 800 грн / місяць |
| ФОП ІІІ група без ПДВ | від 1 060 грн / місяць |
На остаточну вартість можуть впливати кількість найманих працівників, банківських рахунків, РРО/ПРРО, обсяг операцій, ПДВ, зовнішньоекономічна діяльність, ліцензовані види діяльності та інші особливості конкретного клієнта.
Актуальна інформація щодо вартості та умов співпраці наведена на сторінці «Тарифи».
Як розпочати роботу |
Для попередньої оцінки достатньо описати основні параметри бізнесу: вид діяльності, систему оподаткування, кількість працівників, банківських рахунків, РРО/ПРРО, приблизний обсяг операцій та інші особливості роботи.
Після цього можна визначити, який формат бухгалтерського супроводу потрібен клієнту, який обсяг роботи повинен виконувати закріплений спеціаліст та яким чином буде організована дистанційна взаємодія.
Корисні сторінки:
Бухгалтерський супровід ФОП
Дистанційний бухгалтер
Послуги для ФОП по Україні — обрати місто
Податкові консультації
Тарифи та умови співпраці
Компанія «Вікторія»
Досвід професійного супроводу — з 2003 року.
